ФCC не принял к зачету пособия — как учесть такие суммы?

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 23 сентября 2011 г.

Содержание журнала № 19 за 2011 г.Е.А. Шаповал, юрист, к. ю. н.

Если вы выплатили работнику пособие в большей сумме, чем полагается, то взыскать переплату с работника можно, только когда пособие переплаченоч. 4 ст. 15 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» (далее — Закон № 255-ФЗ); ч. 2 ст. 19 Федерального закона от 19.05.95 № 81-ФЗ «О государственных пособиях гражданам, имеющим детей» (далее — Закон № 81-ФЗ); п. 85 Порядка и условий назначения и выплаты государственных пособий гражданам, имеющим детей, утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 23.12.2009 № 1012н (далее — Порядок):

• <или>из-за недобросовестности самого работника;
• <или>из-за счетной ошибки в расчете пособия.

Рассмотрим эти случаи подробнее.

Почему ФСС не принял к зачету пособия?

Траты на оплату листков нетрудоспособности, декретных и детских пособий, а также иные меры соцподдержки работников работодателю компенсирует ФСС: либо соцвыплаты засчитываются в счет взносов на временную нетрудоспособность и материнство (ВНиМ), либо возмещаются страхователю на расчетный счет.

Для принятия соцрасходов к зачету или возмещению ФСС должен их проверить. Согласно подп. 4 п. 1 ст. 4.2 и п. 4 ст. 4.7 закона «Об обязательном соцстраховании на случай ВНиМ» от 29.12.2006 № 255-ФЗ соцстрах имеет право не засчитывать расходы на выплату пособий по госсоцстрахованию, если они произведены:

• на основании неверно оформленных либо выданных с нарушением законодательства документов;
• с нарушением законодательства РФ о соцстраховании;
• вовсе без подтверждающих документов.

См. также: «Мог ли ФСС отказать в возмещении пособия, если работник уволился, а копии его трудовой у фирмы нет?».

ФСС может обвинить организацию в создании искусственных условий для возмещения или зачета бюджетных средств. Мы разобрали такие случаи в этой статье.

ФСС также отказывает в возмещении или зачете, если считает, что больничный лист поддельный.

Как бухгалтеру действовать при подозрении, что листок нетрудоспособности поддельный, читайте .

Можно ли подтвердить правомерность расходов иными документами, если ФСС не принял к зачету расходы на оплату листков нетрудоспособности в связи с их утерей? Ответ на это вопрос вы можете найти в КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе бесплатно и переходите к разъяснениям эксперта.

Итак, у ФСС есть полномочия отказать страхователю в зачете или возмещении соцвыплат. Организация может в таком случае либо спорить с фондом в суде, либо согласиться с госорганом. Если возместить соцвыплаты так и не удалось, то бухгалтеру придется внести ряд корректировок в учет и отчетность по не принятым фондом расходам.

Алгоритм отражения в учете пособий, не принятых ФСС к зачету

Если ФСС не принял облагаемое пособие и отказал в возмещении или зачете соцвыплат, то бухгалтер должен поступить следующим образом:

• Сторнировать в бухучете суммы незачтенных пособий.
• Списать незачтенные суммы в расходы либо удержать их с работника.
• Исчислить с незачтенной соцвыплаты страховые взносы — это наиболее безопасный путь для страхователя в настоящий момент, рекомендованный ФНС и Минфином (письма от 22.09.2017 № ЕД-4-15/19093 и от 01.09.2017 № 03-15-07/56382 соответственно).

С требованием чиновников начислять взносы можно и поспорить. Поможет вам в этом подборка правоприменительной практики, которую вы найдете в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе, его можно получить бесплатно.

• Доплатить взносы в ФНС либо в ФСС (за периоды до 2017 года) — если вы уменьшаете ежемесячные соцвзносы на ВНиМ на суммы пособий, то после отказа ФСС в зачете пособий нужно доплатить администратору взносов на ВНиМ (до 2017 года — ФСС, с 2017 года — ФНС) в размере суммы соцвыплаты, не принятой к зачету
• Начислить и удержать НДФЛ с работника — данный пункт не касается пособия по временной нетрудоспособности, с которого НДФЛ и так удерживается. А вот с другими видами соцпособий ситуация сложнее. По аналогии с начислением страхвзносов: если ФСС отказывается засчитывать выплату пособия, то оно прекращает быть страховым обеспечением по обязательному соцстрахованию. А значит, не относится к выплатам, из сумм которых подоходный налог не удерживается. Следовательно, если работник отказывается вернуть пособие, не зачтенное ФСС, то такая выплата становится его доходом, с которого надо удержать подоходный налог. Однако в законе отсутствует прямая обязанность взимать НДФЛ с не зачтенных соцстрахом пособий. Но если не удержите НДФЛ, но начислите страхвзносы, это может вызвать вопросы у налоговиков, так как между базой для начисления страхвзносов и базой по подоходному налогу возникнет разница.
• Разобраться с возможной переплатой по НДФЛ — если работник вернул пособие, ранее облагаемое подоходным налогом, то у него возникает переплата. Вы должны сообщить о ней сотруднику (п. 1 ст. 231 НК РФ), а затем эту переплату либо зачесть в счет будущих платежей по НДФЛ, либо вернуть работнику на основании заявления исключительно на его банковский счет.
• Перечислить взносы и НДФЛ* в бюджет.
• Рассчитать пени по взносам и подоходному налогу* и также перечислить государству. На момент признания соцвыплат невозмещаемыми у организации образуется недоимка по страхвзносам и НДФЛ*. А пени рассчитываются за период от дня, следующего за установленной датой перечисления страхвзносов за месяц, в котором было выплачено пособие, до дня, предшествующего дню погашения задолженности по взносам или подоходному налогу.

В помощь вам калькулятор пеней.

* Если подоходный налог ранее не был удержан и вы решили все же его удержать.

** Корректируется, если вы предпочли удержать подоходный налог с сумм, ранее им не облагаемых.

Рассмотрим подробнее каждый этап.

Начисление больничного: проводки

Больничный лист выдается работнику в связи с временной потерей трудоспособности и оплачивается работодателем или Фондом социального страхования.

КонсультантПлюс БЕСПЛАТНО на 3 дня

Получить доступ

Причитающиеся выплаты за период нетрудоспособности рассчитываются исходя из среднего заработка за последние 2 года и количества дней, на которые выдан листок нетрудоспособности.

Для расчета больничного необходимо установить причины потери нетрудоспособности и определить, участвует ли ваш регион в пилотном проекте Фонда социального страхования (см. Постановление Правительства РФ от 21.04.2011 № 294).

Перечисленные факторы имеют прямое влияние на бухгалтерские проводки по начислению пособий.

Виды больничных листков

Больничный лист может быть выдан по различным поводам, но для расчета и составления проводок достаточно выделить 3 группы причин:

• по заболеванию;
• в связи с беременностью и родами;
• в результате производственной травмы.

Выплата за дни, пропущенные по болезни, рассчитывается в зависимости от стажа и оплачивается частично за счет работодателя.

Суммы выплат по больничным в двух оставшихся случаев полностью производятся из бюджета ФСС и не зависят от стажа работ.

Бухгалтерские проводки формируются исходя из того, участвует ли регион, в котором компания осуществляет деятельность, в пилотном проекте ФСС.

Порядок расчетов по больничным для разных регионов

С точки зрения расчета суммы, причитающейся за дни нетрудоспособности, все регионы страны делятся на две категории: участвующие в пилотном проекте ФСС и нет.

Если регион участвует в пилотном проекте Фонда социального страхования, то бухгалтерия предприятия рассчитывает и выплачивает только часть пособия, оплачиваемого работодателем, а это 3 дня по заболеванию. Остальное будет считать ФСС и оплачивать напрямую на счет работника, предоставившего больничный и заявление на его оплату.

Если регион, в котором компания работает, не участвует в пилотном проекте, то обе части больничного рассчитывает и выплачивает работодатель, а Фонд социального страхования впоследствии возмещает выплаченные суммы.

Рассмотрим бухгалтерские проводки по листку нетрудоспособности на примере. Работнику начислено возмещение за 10 дней болезни в сумме 5000 рублей. Работнице начислены выплаты за период нетрудоспособности по беременности и родам в размере 145 000 рублей.

Проводки по больничному листу в регионах, не участвующих в пилотном проекте ФСС:

проводки	Дебет	Кредит	Сумма, руб.	Первичный документ
Определена сумма выплаты за дни нетрудоспособности и начислен НДФЛ	70	68.01	650	Листок нетрудоспособности, справка-расчет бухгалтерии
Сумма за счет работодателя	20 (25, 26, 44)	70	1305	Листок нетрудоспособности, справка-расчет
Сумма за счет ФСС	69.01	70	3045	Листок нетрудоспособности, справка-расчет
Выплачено пособие по больничному наличными из кассы	70	50	4350	Расходный кассовый ордер, платежная ведомость
Поступило возмещение от ФСС	51	69.01	3045	Выписка банка
Начислено пособие по беременности и родам	69.01	70	145 00	Листок нетрудоспособности, справка-расчет
Перечислено пособие по БиР с расчетного счета	70	51	145 000	Платежное поручение, выписка банка
Получено возмещение пособия по БиР от ФСС	51	69.01	145 000	Выписка банка

Начисление больничного — проводки для 44 регионов-участников пилотного проекта ФСС:

проводки	Дебет	Кредит	Сумма. руб.	Первичный документ
Начислено пособие по болезни за счет работодателя	20 (25, 26, 44)	70	1500	Больничный лист, справка-расчет
Начислен НДФЛ с суммы больничного	70	68.01	195	Справка-расчет бухгалтерии
Выплата пособия по больничному наличными из кассы	70	50	1305	Расходный кассовый ордер, платежная ведомость
Выплата пособия по больничному с расчетного счета	70	51	1305	Платежное поручение, платежная ведомость

Если выплата производится через расчетный счет, то проводка будет Д 70 К 51 на сумму 1305 рублей.

Выданный по беременности больничный проводки не формирует, поскольку полностью выплачивается за счет ФСС. Это же относится к выплатам в связи с несчастным случаем на производстве.

Некоторые цифры для расчета пособий

Максимальный годовой заработок, учитываемый при расчете пособий по нетрудоспособности для 2019 года составляет 865 000 рублей, в 2018 году аналогичный показатель составил 815 000 рублей, а в 2017 году — 755 000 рублей.

Максимальный размер среднедневного заработка для расчета пособия по беременности и родам в 2019 году составляет 2150,68 рублей.

МРОТ с 01.01.2019 составляет 11 280 рублей.

Максимальный размер выплаты по временной нетрудоспособности в связи с несчастным случаем на производстве или профессиональным заболеванием в 2019 году составляет 309 135,44 рублей за полный месяц.

Что делать, если бухгалтер переплатил пособие работнику?

Повышение квалификации в Школе бухгалтера: программы обучения разработаны на основе требований профессионального стандарта «Бухгалтер».

Как возникает переплата

Переплатить сотруднику пособие можно по двум причинам:

• счетная ошибка, в результате которой сумма пособия оказалась завышенной;
• работник предоставил недостоверные сведения, повлиявшие на расчет пособия.

Последовательность действий бухгалтера в каждой из перечисленных ситуаций будет отличаться и по документальному оформлению, и по порядку истребования у работника излишне выплаченной суммы пособия, и по налоговым последствиям. Давайте разберемся с каждым случаем отдельно.

Счетная ошибка

Излишне выплаченная заработная плата, пособия, отпускные, иные выплаты могут быть удержаны, если это явилось результатом счетной ошибки (Ст. 137 ТК РФ).

Что такое счетная ошибка? С учетом позиции Роструда, изложенной в письме от 01.10.2012 № 1286-6-1, счетной считается арифметическая ошибка, то есть ошибка, допущенная при проведении арифметических подсчетов.

Этой позиции придерживается Верховный Суд РФ в Постановлении от 20.01.2012 № 59-В11-17. Иные ошибки (например, неправильное истолкование норм законодательства, указание неверных исходных данных для начисления выплат и т.п.

) основанием для производства удержаний из заработной платы работника не являются.

Удержание производится в размере не более 20% суммы, причитающейся застрахованному лицу, при каждой последующей выплате пособия либо заработной платы. При прекращении выплаты пособия (зарплаты) оставшаяся задолженность взыскивается в судебном порядке (ч. 4 ст. 15 Закона № 255-ФЗ).

Рассмотрим пример.

Работник Селиванов П.И. предприятия «Гамма» был нетрудоспособен с 1 по 7 апреля 2017 года. 10 апреля в понедельник вышел на работу и принес листок нетрудоспособности. Страховой стаж сотрудника — 9 лет.

Работник не подавал работодателю заявление на предоставление налоговых вычетов по НДФЛ.

Выплаты, облагаемые страховыми взносами на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, в расчетном периоде составили:

2015 год — 350 000 рублей;

2016 год — 450 000 рублей.

Рассчитывая средний заработок для оплаты больничного, бухгалтер «Гаммы» допустил арифметическую ошибку:

(350 000 + 540 000) / 730 = 1 219,18 руб.

1 219,18 руб. х 7 дн. = 8 534,26 руб. (в том числе первые три дня временной нетрудоспособности оплачены за счет работодателя — 3 657,54 руб., за счет соцстраха — 4 876,72 руб.).

На руки: 8 534,26 – (8 534,26 х 13 %) = 7 424,26 руб.

После пересчета сумма больничного оказалась меньше:

(350 000 + 450 000) / 730 = 1 095,89 руб.

На руки: 7 671,23 – (7 671,23 х 13 %) = 6 674,23 руб.

Переплата составила:

7 424,26 руб. – 6 674,23 руб. = 750,03 руб. (в том числе за счет соцстраха — 428,59 руб.).

Для удержания из заработной платы работника излишне выплаченной суммы пособия необходимо заручиться его согласием и попросить написать заявление.

На предприятии «Гамма» заработная плата выдается дважды в месяц:

• за первую половину месяца — 25-го числа;
• за вторую половину месяца — 10-го числа месяца, следующего за расчетным.

Поскольку Селиванов П.И. принес больничный 10 апреля, в течение 10 календарных дней пособие было назначено. 25 апреля Селиванову П.И. выплатили пособие в размере 7 424,26 руб. одновременно с заработной платой за первую половину апреля. НДФЛ в размере 1 110 руб. следовало перечислить в бюджет в срок до 2 мая включительно.

Бухгалтер рассчитал заработную плату Селиванова П.И. за апрель пропорционально отработанному времени. Оклад работника — 50 000 рублей. В апреле 20 рабочих дней, отработано — 15.

50 000 руб. / 20 х 15 = 37 500 руб.

За первую половину месяца Селиванов П.И. получил заработную плату пропорционально отработанному времени:

50 000 / 20 х 5 = 12 500 руб.

За вторую половину апреля Селиванову П.И. причитается заработная плата 37 500 — 12 500 = 25 000 руб.

Максимальный размер удержаний определяется после уменьшения зарплаты сотрудника на сумму НДФЛ. Согласно статье 138 ТК РФ максимальный размер удержаний нужно рассчитывать исходя из дохода, причитающегося сотруднику, а ему причитается доход, уменьшенный на сумму НДФЛ.

• доход, причитающийся работнику 25 000 – (37 500 х 13 %) = 20 125 руб.;
• ограничение на удержание из заработной платы, установленное статьей 138 ТК РФ20 125 х 20 % = 4 025 руб. ;
• 750,03 руб.

Как отразить в бухгалтерском учете начисление пособия, зарплаты, удержание и перечисление НДФЛ, удержание излишне выплаченной суммы пособия покажем в таблице.

Дата Дебет Кредит Сумма, руб. операции

Можно ли излишне выплаченную зарплату удержать из больничного

В документе сообщают об излишней выплате зарплаты, ее причине: счетная ошибка, сотрудник не отчитался по выданным в подотчет суммам и т. д.

Если была допущена счетная ошибка, то стоит привести расчет, чтобы у работника не осталось сомнения в том, что ему действительно переплатили.

На уведомлении должно быть отведено место, где сотрудник укажет свое решение: согласен он с фактом переплаты или нет, как собирается ее возвращать – внесет наличными в кассу организации или разрешит удерживать переплату из зарплаты.

• Статьи для кадровиков
• Возврат излишне выплаченного больничного пособия
• Можно ли удержать излишние выплаты по больничному?
• Удержать излишне выплаченные по больничному
  • Как отразить в бухгалтерском учете и какие необходимо сделать бухгалтерские проводки при удержании из заработной платы излишне уплаченной суммы по больничному листу?
• Как удержать с работника деньги, если ему выплатили больше положенного
• Как удержать излишне выплаченный больничный
• Если пособие было рассчитано неправильно
• Переплатили работнику пособие: что делать?
• Переплатили декретные
• Переплатили за больничный
• Бухгалтер тоже может ошибиться…

Статьи для кадровиков Рассматривали ситуации, связанные с определением страхового стажа.

Какие излишне выплаченные работнику суммы можно удержать из его зарплаты

Для этого достаточно написать заявление в бухгалтерию компании.
Положения статьи 138 ТК РФ тут не действуют. То есть в этом случае удерживать можно на что угодно и сколько угодно.

Представители Роструда подчеркнули это в письме от 16 сентября 2012 г. № Важно ПР/7156-6-1. Вопрос — Вместо больничных выдали сотруднику зарплату.

Как исправить такую ошибку? – Прежде всего, сделайте перерасчет.

А именно вместо зарплаты рассчитайте пособие за те дни, когда работник болел.

Если вдруг окажется, что сумма по больничному листу больше, чем зарплата за эти дни, просто доплатите работнику разницу.

Но гораздо вероятнее обратная ситуация. То есть сотруднику вы выдали больше положенного.

В таком случае сумму излишка зачтите в счет будущих начислений.

Но только с письменного согласия самого работника. Сложнее обстоит дело, если работник уже уволился из компании.

Недобросовестность работника

Предположим, переплата пособия произошла по вине работника. К примеру, он представил:

• <или>фальшивый больничный. То, что лист фальшивый, должно быть указано в решении ФСС об отказе в возмещении пособия;
• <или>недостоверные сведения о страховом стаже и зарплате у других работодателей. Об этом вы можете узнать, только если сделали запрос в отделение ФСС РФ по месту нахождения бывшего работодателя, выдавшего справку о зарплате за 2 предыдущих годаприложение № 1 к Приказу Минздравсоцразвития России от 24.01.2011 № 20н, а вам ответилиприложение № 1 к Приказу Минздравсоцразвития России от 17.01.2011 № 4н, что справка содержит ложные сведения.