Содержание
Когда вопрос заходит о пересылке документации, большинство людей и компаний пользуется электронной почтой. Но она не всегда может помочь, особенно в случае, когда необходимо предъявлять оригинал с мокрой печатью, или документ вообще нужно сдать. Тогда на выручку приходит почта, осуществляющая доставку писем на территории страны. А чтобы избежать потери и порчи, следует рассмотреть, как отправить важные документы по Почте России, не получив при этом проблем.
Особенности отправки документов Почтой России
Пересылка важных бумаг в другой город с помощью государственного предприятия Почта России позволяет не пользоваться услугами маршрутчиков или посредников. У этой компании есть свои особенности:
- каждое отправление уходит официально, у клиента есть квитанция об отправке, и в случае потери сотрудники будут отвечать за некомпетентность;
- важные бланки можно застраховать, тогда почта выплатит компенсацию в размере оценки послания клиентом;
- адресат сможет получить отправление не только дома, но и на работе, либо в ином месте;
- конверты не могут вскрывать, а значит, что конфиденциальность переписки будет соблюдена;
- на услуги Почты России действуют низкие тарифы, и за 200-300 рублей заказное письмо сможет дойти с одного конца страны в другой.
Какие документы не рекомендуется отправлять почтой
В списке запрещенных для пересылки по России документы не числятся, в отличие от международных отправлений. В другую страну не получится переслать экстремистскую литературу, агитационные материалы и прочие двусмысленные образцы. В остальном все отправляется по выбору клиента, но можно сказать, что особо важные документы лучше не отправлять по почте, поскольку есть вариант потери или порчи. В этой ситуации лучше создать заверенную копию и отправить государственной компанией.
Кроме того, нежелательно пересылать бумаги, которые необходимы быстро, поскольку учреждение часто допускает нарушения сроков, и как итог конверты приходят с опозданием. В некоторых случаях выручает экспресс-доставка, но даже в ней случаются сбои, и на Почту России лучше не рассчитывать при срочной потребности.
Алгоритм действий для отправки документов по России
Чтобы переслать бумаги, нужно обратиться в отделение Почты России и выбрать вариант отправления, причем сначала заполняются сопровождающие бумаги и приобретается конверт. Лучше выбрать пластиковый вариант, поскольку он более защищен от влаги, и его сложнее вскрыть неподготовленному человеку. Документы желательно оценивать, при этом допускается указывать любую сумму, но от нее будет взиматься и процент, который добавляется к базовой стоимости.
Важно! Чтобы исключить вскрытие конверта и утерю отдельных бумаг, также лучше заказывать опись. Это листок, на котором указывается ценность отправления и содержимое, причем список проверяется и подтверждается сотрудником почты. Далее на конверте указываются реквизиты получателя, и производится оплата, только тогда клиент получает квитанцию и может уведомлять адресата об отправке.
Какой вид отправки лучше выбрать
Всегда, если документы важные, лучше не брать обычные письма, поскольку их часто воруют, а сроки доставки чаще всего нарушаются. В связи с этим, наиболее частым вопросом является то, каким письмом отправить документы. Поэтому лучше выбрать заказное письмо с уведомлением, поскольку это не только более надежный вариант, но отправителю еще и приходит сообщение, когда адресат забрал отправление. Но действительно важные бумаги следует пересылать ценным письмом, в котором сделана опись вложения.
Человек не только оговаривает стоимость содержимого, которая будет возмещена при утере или повреждении послания. Это так называемое страхование, и почте будет попросту невыгодно терять или вскрывать конверт. Как и заказное послание, такой конверт вручается под расписку и в почтовый ящик ни в коем случае не бросается во избежание кражи. Поэтому если документы не должны дойти срочно, то можно выбрать заказной вариант, но при высокой важности следует пересылать бумаги ценным письмом в его экспресс-варианте, это обойдется дороже, зато задержка практически исключена.
Возможные риски
При желании отправить документы по Почте России следует учитывать, что компания по доставке не исключает некоторых рисков:
- конверт может помяться или пострадать из-за неаккуратных действий сотрудников;
- надеясь на ценное содержимое, конверт могут украсть или вскрыть;
- сроки доставки даже экспресс-письма часто задерживаются, что может привести к сбоям в работе.
Пересылка документов по почте не запрещена законами, но самому отправителю нужно быть осторожнее, чтобы важные бумаги остались неповрежденными. Рекомендуется заказывать экспресс-отправку, чтобы избежать опоздания, а также оценивать послание, чтобы получить компенсацию, если возникнет форс-мажорная ситуация, приведшая к утере письма.
Доставляйте документы в города России с нами
Оперативная доставка деловой корреспонденции — преимущество курьерской компании. Одна из главных ценностей Boxberry – забота о личном времени наших клиентов. Мы делаем все возможное, чтобы ваши документы, посылки и письма приходили в указанные сроки. Или даже раньше!
Нашим преимуществом можно назвать качественное обслуживание при демократичных ценах. Для отправки документов мы используем проверенные логистические схемы.
Наши сотрудники ответственно относятся к своей работе, а алгоритмы доставки на каждом этапе пути проработаны таким образом, что потеря или утрата любого отправления полностью исключена.
Сотрудничая с Boxberry, вы получаете много выгод:
- доступная цена услуги доставки по России;
- отправка методом «от двери до двери»;
- расчет стоимости отправления не отходя от сайта;
- быстрая доставка документов и писем в города РФ;
- страховка всех доставляемых отправлений.
DHL стремится сделать все, чтобы ваши грузы и документы были доставлены вовремя и в сохранности. Документы проходят тысячи километров по глобальной сети DHL, прежде чем достигают пункта назначения.
Помните, что корректно заполненная накладная и правильная упаковка документов обеспечат их доставку в целости и сохранности, поэтому обязательно убедитесь, что на накладной указан верный адрес, а ваши документы надежно упакованы. Если ваш конверт недостаточно прочен, воспользуйтесь специальным картонным конвертом DHL Express, предназначенным специально для отправки документов по экспресс-сети.
Отправить документы в другой город России или за границу вы можете из ближайшего к вам сервисного отделения, вызвав курьера DHL Express онлайн или позвонив в отдел по работе с клиентами.
После того, как вы определитесь со способом отправки, вам потребуется заполнить накладную, указав все необходимые данные в адресе отправителя и получателя:
- адрес, полное имя, фамилия и контакты отправителя (если необходимо – название компании);
- адрес, полное имя, фамилия и контакты получателя (если необходимо – название компании);
- полное описание содержимого груза;
- подпись и дата.
Обратите, пожалуйста, внимание, что если вы отправляете документы за границу, все данные должны быть внесены на английском языке, а также перед отправкой вам необходимо убедиться, что вложение конверта состоит только из документов / корреспонденции на бумажном носителе, не имеющих коммерческой стоимости. Только при таком условии ваша отправка может быть принята как документы для дальнейшей транспортировки за границу по сети DHL Express.