Необходимость формирования и ведения личного дела обучающегося в общеобразовательной организации предусмотрена Порядком приема граждан на обучение по образовательным программам начального общего, основного общего и среднего общего образования, который утвержден приказом Минобрнауки России от 22 января 2014 г. № 32. Как установлено пунктом 20 данного Порядка, на каждого ребенка, зачисленного в организацию, осуществляющую образовательную деятельность, заводится личное дело, в котором хранятся все сданные документы. Таким образом, на начальном этапе обучения ребенка в общеобразовательной организации его личное дело будет состоять из документов, предусмотренных пунктами 9-11 Порядка приема.
В процессе обучения личное дело будет пополняться документами о состоянии здоровья ребенка, данными о результатах промежуточной и итоговой аттестаций, какими-либо персональными данными (например, о смене фамилии, социальном положении, месте проживания), документами, подтверждающими достижения в учебе, спорте, иных видах деятельности, а также иными документами.
Универсального шаблона личного дела законодательство об образовании не предусматривает. Поэтому каждая образовательная организация должна самостоятельно выработать структуру личного дела обучающегося (с учетом обязательных элементов) и закрепить положение о личном деле локальным нормативным актом.
Исходя из принятых в образовательной организации правил делопроизводства некоторые документы, включаемые в личные дела обучающихся, могут являться копиями оригинальных документов.
Личное дело обучающегося подлежит выдаче ему или его законным представителям в случае перевода в другую организацию, осуществляющую образовательную деятельность (пункты 8, 22 Порядка и условий осуществления перевода обучающихся из одной организации, осуществляющей образовательную деятельность по образовательным программам начального общего, основного общего и среднего общего образования, в другие организации, осуществляющие образовательную деятельность по образовательным программам соответствующих уровня и направленности, утв. приказом Минобрнауки России от 12 марта 2014 г. № 177).
При разработке локального нормативного акта относительно формирования и ведения личных дел обучающихся можно применять положения Инструкции о ведении школьной документации, утвержденной приказом Минпроса СССР от 27 декабря 1974 г. № 167, в части, не противоречащей законодательству РФ об образовании.