Процедура проведения очередного (годового) собрания ООО (1 часть)

Что нужно учесть при проведении очередного (годового) собрания участников? В какие сроки должно быть проведено собрание? Что нужно сделать для созыва и подготовки годового собрания участников? Какие вопросы включаются в повестку дня годового собрания участников?

Общее собрание участников ООО — высший орган управления Обществом с определенной компетенцией. Общее собрание участников Общества может быть очередным или внеочередным, а также в ряде случаев может проводиться путем заочного голосования (без совместного присутствия участников, в т.ч. голосования с помощью электронных или иных технических средств согласно абз.2 п.1 ст.160 ГК РФ).

Очередное собрание созывается исполнительным органом (директором) и проводится в срок, установленный в уставе. Внеочередное собрание может созываться в случаях предусмотренных уставом, а также в любых случаях, если его проведения требуют интересы общества или участников.

В соответствии с требованиями законодательства проведение годового общего собрания участников — обязательная процедура, которая, на первый взгляд, несложная.

Однако она включает различного рода формальности, нарушение которых может привести к значительным штрафам. Нарушение требований законодательства о порядке подготовки и проведения общего собрания участников влечет за собой меры административной ответственности, предусмотренные ст.15.23.1 КоАП РФ.

Подготовка и созыв очередного общего собрания учредителей (участников) ООО производится в порядке, установленном Федеральным законом от 08.02.1998 г. № 14-ФЗ (далее по тексту — Закон № 14-ФЗ), и с учетом общих требований ст.67.1 ГК РФ.

В целом процедуру проведения годового общего собрания участников можно условно разделить на несколько этапов:

-уведомление о проведении общего собрания ООО;

-подготовка и созыв очередного общего собрания учредителей (участников) ООО;

-проведение очередного общего собрания учредителей (участников) ООО;

-документальное оформление решений общего собрания учредителей (участников) ООО.

Голосование на Общем собрании участников ООО

Каждый участник Общества с ограниченной ответственностью на Общем собрании имеет то количество голосов, которое соответствует его доле в Уставном капитале ООО. Но, бываю случаи, когда к подсчету голосов применяется иной порядок: один участник – один голос.

Также Уставом Общества может быть определен иной порядок определения голосов на Общем собрании. Такой порядок может быть определен Устав при создании Общества, либо внесен в Устав Общества при его изменении принятом единогласно всеми участниками. В случае, если в Уставе определен иной порядок определения голосов, то у частников есть возможность, по их единогласному решению, изменить его, либо исключить вовсе из него.

Компетенция Общего собрания или какие вопросы оно рассматривает

В Уставе ООО должен быть определен круг вопросов (компетенция) которые рассматривает и принимает по ним решения Общее собрание участников Общества с ограниченной ответственностью. Компетенция Общего собрания должна соответствовать Закону об ООО, Гражданскому кодексу и иным нормативным актам.

К компетенции Общего собрания относят:

• 1. Определение направления деятельности
• 2. Участие или неучастие в ассоциациях или других объединениях коммерческих организаций
• 3. Решение вопросов по внесению различных изменений в Устав
• 4. Образование и прекращение полномочий исполнительных органов (совет директоров, единоличный исполнительный орган)
• 5. Передача полномочий исполнительного органа управляющему
• 6. Избрание и прекращение полномочий ревизора или ревизионной комиссии
• 7. Утверждение годовых отчетов финансовой и коммерческой деятельности
• 8. Утверждение годовых бухгалтерских балансов
• 9. Распределение прибыли между участниками ООО
• 10. Утверждение положений и регламентов, а также иных документов, которые определяю внутреннюю деятельность
• 11. Решение о выпуске эмиссионных ценных бумах или размещении облигаций
• 12. Принятие решения о назначении аудитора и проведении аудиторской проверки, а также размера вознаграждения аудитора
• 13. Принятие решения о реорганизации ООО (слияние, присоединение, выделение, разделение, преобразование)
• 14. Принятие решение о ликвидации (прекращение деятельности) и назначения ликвидатора или ликвидационной комиссии, а также утверждение промежуточного ликвидационного и основного ликвидационного балансов.
• 15. Решение об увеличении или уменьшении размера уставного капитала
• 16. Решение иных вопросов

По вопросам, которые предусмотрены пунктами 3, 6, 9, 13, 14, 15 могут приниматься решения только Общим собранием ООО, т.е., они не могут быть переданы для принятия решения другим органам управления Обществом.

Компетенция общего собрания участников ООО

• Определение основных направлений деятельности общества – пп. 1 п. 2 ст. 33 ФЗ об ООО – не исключительная компетенция – простое большинство.
• Определение приоритетных направлений деятельности корпорации – абз. 2 п. 2 ст. 65.3 ГК – исключительная компетенция (по пп. 1 п. 3 ст. 66.3 ГК не исключительная компетенция) – простое большинство.
• Определение принципов образования и использования имущества корпорации – абз. 2 п. 2 ст. 65.3 ГК – исключительная компетенция (по пп. 1 п. 3 ст. 66.3 ГК не исключительная компетенция) – простое большинство.
• Утверждение (принятие) документов, регулирующих внутреннюю деятельность общества (внутренних документов общества) – пп. 8 п. 2 ст. 33 ФЗ об ООО – не исключительная компетенция (но по пп. 1 п. 3 ст. 66.3 ГК исключительная компетенция в отношении внутреннего регламента или иных внутренних документов) – простое большинство.
• Утверждение годовых отчетов и годовых бухгалтерских балансов – пп. 6 п. 2 ст. 33 ФЗ об ООО, абз. 6 п. 2 ст. 65.3 ГК – исключительная компетенция (по пп. 1 п. 3 ст. 66.3 ГК не исключительная компетенция) – простое большинство – только очное собрание!

Обратите внимание: вопросы об изменени адреса (не путать с местом нахождения) и кодов ОКВЭД по общему правилу не входят в компетенцию общего собрания. Но есть два исключения. Первое – адрес и коды ОКВЭД планируется внести в устав. Второе – эти вопросы уставом же прямо отнесены к компетенции ОСУ.

• Решение о размещении обществом облигаций и иных эмиссионных ценных бумаг – пп. 9 п. 2 ст. 33 ФЗ об ООО, п. 1 ст. 31 ФЗ об ООО – не исключительная компетенция – простое большинство.
• Изменение наименования общества – пп. 2 п. 2 ст. 33 ФЗ об ООО – исключительная компетенция – не менее двух третей голосов.
• Изменение места нахождения общества – пп. 2 п. 2 ст. 33 ФЗ об ООО – исключительная компетенция (по пп. 1 п. 3 ст. 66.3 ГК не исключительная компетенция) – не менее двух третей голосов.

Участие в юридических лицах, филиалы и представительства

• Принятие решения об участии в ассоциациях и других объединениях коммерческих организаций – пп. 1 п. 2 ст. 33 ФЗ об ООО – не исключительная компетенция – простое большинство.
• Решение о создании корпорацией других юридических лиц – абз. 7 п. 2 ст. 65.3 ГК – не исключительная компетенция (уставом может быть отнесено к компетенции иных коллегиальных органов корпорации) – простое большинство.
• Решение об участии корпорации в других юридических лицах – абз. 7 п. 2 ст. 65.3 ГК – не исключительная компетенция (уставом может быть отнесено к компетенции иных коллегиальных органов корпорации) – простое большинство.

По мнению судов решение о ликвидации дочернего юридического лица – это тоже решение об участии корпорации в других юридических лицах (например, Постановление от 5 ноября 2019 г. по делу № А29-2152/2019). Поэтому такое решение так же нужно принимать на ОСУ материнской компании (независимо от размера доли).

• Создание филиалов и открытие представительств – абз. 1 п. 1 ст. 5 ФЗ об ООО, абз. 7 п. 2 ст. 65.3 ГК – не исключительная компетенция – не менее двух третей голосов.

В какие сроки должно быть проведено собрание?

Очередное общее собрание участников должно проводиться в сроки, установленные уставом. При этом оно не может проводиться реже, чем один раз в год, для утверждения годовых результатов деятельности Общества.

Важно!

Годовое собрание проводится не ранее чем через два месяца, и не позднее чем через четыре месяца после окончания финансового года (ст.34 Закона № 14-ФЗ).

То есть ежегодное очередное собрание должно быть проведено в срок до 30 апреля текущего года.

Кем созывается общее собрание учредителей (участников)?

Очередное общее собрание учредителей (участников) созывается:

-исполнительным органом ООО (абз.1 ст.34 Закона № 14-ФЗ);

-советом директоров (наблюдательным советом), если он создан в ООО и к его компетенции уставом отнесено решение вопросов, связанных с подготовкой, созывом и проведением общего собрания участников Общества (пп.10 п.2.1 ст.32 Закона № 14-ФЗ, п.3.1.3 Пособия из письма Федеральной нотариальной палаты от 01.09.2014 г. № 2405/03-16-3).

К компетенции Совета директоров ООО (наблюдательного совета) Закон относит следующие вопросы:

• определение основных видов деятельности ООО;
• назначение и изменение генерального директора ООО, коллегиального исполнительного органа, управляющего, согласования условий договора с управляющим), аудитора;
• установление размера вознаграждения генерального директора и членов коллегиального исполнительного органа;
• принятие решения об участии ООО в других объединениях коммерческих организаций;
• утверждение внутренних документов ООО;
• открытие филиалов или представительств ООО
• решение вопросов об одобрении крупных сделок;
• решение вопросов созыва и проведения общего собрания ООО;
• иные вопросы в соответствии с уставом ООО.

Члены коллегиального исполнительного органа ООО не могут составлять более одной четвертой состава Совета директоров. Лицо, осуществляющее функции единоличного исполнительного органа, не может быть одновременно председателем Совета директоров. Члены Совета директоров или лицо, осуществляющее функции единоличного исполнительного органа ООО, могут участвовать в общем собрании участников ООО с правом совещательного голоса.

Руководство текущей деятельностью ООО осуществляется единоличным исполнительным органом или единоличным исполнительным органом и коллегиальным исполнительным органом. Исполнительные органы ООО подотчетны общему собранию участников и Совету директоров.

Что нужно сделать для созыва и подготовки годового собрания участников?

Прежде всего, нужно уведомить об общем собрании каждого учредителя (участника) Общества не позднее чем за 30 дней до предполагаемой даты проведения очередного общего собрания учредителей (участников) Общества (либо в меньший срок, если это предусмотрено уставом ООО).

Уведомления направляются заказными письмами по адресам, указанным в списке учредителей (участников) Общества, или иным способом, предусмотренным в уставе (п.1, 4 ст.36 Закона № 14-ФЗ).

Уведомление должно содержать следующую информацию:

-о времени и месте проведения общего собрания;

-о предлагаемой повестке дня (пп.6 п.2 ст.33, абз.2 ст.34, абз.1 п.2 ст.36 Закона № 14-ФЗ).

Какую информацию необходимо предоставить участникам?

Вместе с уведомлением учредителям (участникам) Общества направляется следующая информация:

-годовой отчет ООО;

-заключения ревизионной комиссии (ревизора) Общества и аудитора по результатам проверки годовых отчетов и годовых бухгалтерских балансов;

-сведения о кандидате (кандидатах) в исполнительные органы Общества, совет директоров (наблюдательный совет) и ревизионную комиссию (ревизоры) Общества;

-проект изменений и дополнений, вносимых в устав Общества, или проект устава ООО в новой редакции;

-проекты внутренних документов Общества;

-иная информация (материалы), предусмотренная уставом ООО.

В уставе может быть предусмотрен иной порядок ознакомления учредителей (участников) с указанными выше материалами и информацией.

Кроме того, Общество должно обеспечить учредителям (участникам) возможность ознакомления с этими материалами и информацией в помещении исполнительного органа ООО в течение 30 дней до проведения общего собрания, если более короткий срок не предусмотрен уставом.

По требованию учредителя (участника) ему должны быть предоставлены копии указанных документов (п.3, 4 ст. 36 Закона № 14-ФЗ).

Какие вопросы включаются в повестку дня годового собрания участников?

Очередное общее собрание учредителей (участников) Общества рассматривает вопросы, относящиеся к его компетенции.

Важно!

Утверждение годовых отчетов и бухгалтерской (финансовой) отчетности Общества является обязательным вопросом для решения на очередном общем собрании учредителей (участников).

В повестку годового собрания участников могут включаться следующие вопросы (если иное не предусмотрено законодательством или уставом):

-рассмотрение приоритетных направлений бизнеса ООО, принципов образования и использования его имущества;

-утверждение устава ООО, внесение в него изменений и дополнений, принятие решения о применении (неприменении) типового устава;

-изменение размера уставного капитала и др.

Внесение изменений в устав в части не нотариального способа принятия решений

Требование о нотариальном удостоверении решений участников ООО направлено на то, чтобы исключить фальсификацию решения, принимаемого высшим органом управления Общества. Кроме того, законодательство не содержит исключения в отношении оформления решений единственного участника в части требования о его нотариальном удостоверении (п.3 Обзора судебной практики, утв. Президиумом ВС РФ от 25.12.2019 г., Определение ВС РФ от 30.12.2019 г. № 306-ЭС19-25147).

Решения единственного участника ООО лучше заверять нотариально. Это снизит риск подделки подобных документов в мошеннических целях (например, при рейдерском захвате ООО).

Важно!

Как показывает практика, компании все чаще применяют альтернативный способ подтверждения подлинности решений единственного участника ООО (например, использование технических средств, позволяющих достоверно установить факт принятия решения).

Конкретный метод необходимо закрепить в Уставе ООО или нотариально удостоверенном решении единственного участника ООО (пп.3 п.3 ст.67.1 ГК РФ).