Сколько хранятся трудовые книжки в организации?

Поскольку трудовые книжки относятся к документации строгой отчетности, законодательством Российской Федерации установлен определенный срок и правила их хранения. В связи с этим кадровики обязаны знать, сколько хранятся трудовые книжки, и других нюансы, связанные с ними.

Учет документов

В отделе кадров каждого предприятия должен быть журнал, в котором ведется учет бланков и прилагаемых к ним вкладышей трудовых книжек. Кроме того, своя книга, в которой ведется учет этих документов, может быть и в бухгалтерии. В нем ведутся записи о том, сколько бланков трудовых было закуплено, сколько выдано, их номера и серии, а также стоимость.

Записи, касающиеся трудовых книжек сотрудников предприятия, ведется в книге по учеты движения бланков и вкладышей. Его ведут сотрудники отдела кадров, но если данный отдел отсутствует в организации, обязанности по его заполнению возлагаются обычно на бухгалтерию. Сюда вносят следующую информацию:

• имя и фамилию сотрудника}
• данные о трудовой книжке (номер, серию бланка и вкладыша)}
• должность на предприятии}
• реквизиты приказа, на основании которого владелец трудовой принят на работу.

Листы журнала необходимо прошнуровать и пронумеровать. Затем книгу учета заверяет начальник организации, после чего на переплет ставится сургучная печать. В случае отсутствия на предприятии данного журнала или если он составлен неправильно, руководитель организации или ее сотрудники могут понести наказание.

Согласно законодательству, на должностные лица, которые нарушили правила, связанные с ведением журнала, налагается штраф от 1 тыс. до 5 тыс. рублей. Организация должна уплатить штраф от 30 тыс. до 50 тыс. рублей. Кроме того, руководитель, которого ранее уже привлекали к ответственности за подобное нарушение, может быть освобожден от занимаемой должности сроком от 1 до 3 лет.

Хранение

Такая важная документация, как трудовые книжки, должна в обязательном порядке храниться в несгораемом сейфе. Если такая возможность отсутствует, следует использовать надежный шкаф, запираемый на ключ. Здесь же должны храниться и пустые бланки, которые выдаются ответственному за их ведение лицу по составленному в произвольной форме заявлению.

В конце каждого месяца кадровик, ответственный за трудовые книжки, представляет отчет в бухгалтерию, в котором содержится информация о текущем наличии пустых бланков и суммах, которые были полученные за оформление, если оно осуществлялось. Это касается также вкладышей. Счет, содержащий сведения о суммах, которые были получены за оформление бланков и вкладышей, можно составить в произвольной форме.

Если трудовая книжка не была получена работником при его увольнении в связи с его отказом, она должна храниться в архиве предприятия в течение 50 лет. В этот период времени все записи являются действительными, и в случае выдачи документа ее владельцу она будет актуальной. Поэтому независимо от того, сколько хранится трудовая книжка, по ней можно начислять пенсию при условии ее правильного оформления.

Что касается журнала ведения трудовых книжек, в случае оформления нового, старый следует хранить в архиве также на протяжении 50 лет. Таким образом, в случае необходимости все архивные записи о конкретной трудовой книжке помогут найти ее. Некоторые предприятия для удобства создают электронную копию журнала, хранящуюся на сервере или жестком диске.

Нюансы при оформлении и хранении трудовых книжек

Бывают случаи, когда в компании отсутствует сургучная печать. В таком случае книгу учета желательно опломбировать. Процесс изготовления пломбы прост. Концы скрепляющей книгу нити следует вывести к внутренней стороне обложки. Там оба конца склеивают между собой двумя бумажными квадратиками. Затем полученную пломбу закрепляют внутри книги к обложке и ставят на нее обычную печать компании. Также допускается проставление печати кадровой службы. При этом часть оттиска должна заходить за края обложки. Последний шаг – проставление количества страниц в прошнурованной книге, даты и подписи.

Также существуют различные ситуации, при которых работник может затребовать оригинал трудовой книжки до своего увольнения. Выдавать бланки на руки, пока человек является сотрудником компании, запрещено. Исключением считается выдача оригинала трудовой в случае оформления работником пенсии в связи с достижением определенного возраста. Книжка выдается только под расписку ее владельца, который снимает всю ответственность за ее сохранность с кадровиков на период, указанный в просьбе о выдаче.

Трудовую книжку могут потребовать и при оформлении досрочной пенсии. Но данная ситуация не предполагает выдачу оригинала бланка. Работнику обязаны выдать выписку из трудовой или ее копию в течение трех дней с момента подачи письменной просьбы. Подобные вопросы рассматриваются в Правилах ведения трудовых и такое вышеуказанные решения являются законными.

Если же трудовую выдадут без составления расписки, всю ответственность за ее потерю будет нести кадровик. Следует отметить, что даже в случае подачи расписки данный работник отдела кадров понесет наказание, если причина выдачи книжки была неуважительной.

Можно ли получить документ на руки

В некоторых случаях-исключениях, допускается передавать документ на руки собственнику. Во всех иных ситуациях гражданин имеет право запросить заверенную копию документа, либо выписку из него. Органы государственной власти не уполномочены запрашивать оригиналы документа, поэтому если Вам он нужен, то копией вполне можно обойтись.

Работодатель может выдать документ, если:

1. Работнику нужно обязательное социальное обеспечение, например назначении пенсии при условии, что трудовые отношения не прекращены. В таком случае сотрудник пишет заявление, забирать трудовую и обязывается вернуть ее в течение 3 дней. Этот срок исчисляется с момента получения книжки из органа социального обеспечения.
2. При увольнении, о чем ранее было указано.

Как видите, вариантов не так уж много, это связано с важностью трудовой книжки, а так же с возможной ответственность работодателя за нарушение правил хранения.

Весь процесс передвижения трудовой книги фиксируется в книге (журнале) учета. В ней делается отметка о том, когда документ поступил в предприятие; кто, когда и зачем его забирал, реквизиты; когда был уволен человек.

Ответственность за сохранность

Ввиду того, что все данные о местах и продолжительности работы человека сосредотачиваются в трудовой книжке, в случае ее утери возможность восстановления усложняется. В настоящее время нет общей базы, в которой бы хранилась вся информация о каждом работнике РФ, поэтому утрата книжки – достаточно проблемный вопрос, который желательно избежать.

Если человек является безработным и официально не трудоустроен, то он сам отвечает за целостность документа. На протяжении всего трудоустройства ответственным за сохранность становится работодатель.

ВАЖНО! Статьей 13.25 КоАП РФ предусматривается ответственность за нарушение правил по хранению и учету трудовых книжек. Может быть наложен штраф от 200 000 до 300 000 рублей на организации, на должностные лица от 2 500 до 5 000 рублей.

В отдельных случаях может наступить и уголовная ответственность, например при отказе работнику в выдаче документа, при несоблюдении установленных правил, которое повлекло утрату.

Действия работодателя при утере

Несмотря на то, что в большинстве случаев на предприятии оборудовано специальное хранилище или устройства для трудовых книг, бывают случаи их утери. Что в таком случае происходит и какие особенности есть в разных ситуациях? Наиболее распространенными случаями выступают:

1. Умышленно или по неосторожности, кто-то из сотрудников отдела кадров потерял, либо испортил документ. Необходимо незамедлительно оформить дубликат. В данном случае эта обязанность возлагается на работодателя, указываются данные о периоде работы сотрудника в данной организации. Кроме того, делается обобщенная отметка о прошлых местах работы.
2. Стихийное бедствие или чрезвычайное происшествие, в результате чего все документы безвозвратно исчезли, испортились. В таком случае формируется специальная комиссия, которая формирует рабочий стаж каждого работника на основании оставшихся документов, либо показаний других работников, работодателя.

В любом случае, если трудовая книжка была потеряна, либо испорчена по вине работодателя, обязанность по восстановлению возлагается именно на него. Хотелось бы так же обратить внимание, если бланки книжек были испорчены, то сотрудники не просто выбрасывают их, а формируют акт списания и уничтожают в установленном месте.

Что делать работнику

Зачастую у нас не получается правильно хранить документы, поэтому они теряются или портятся. Что делать человеку в случае, если книжка была потеряна?

Необходимо в первую очередь обратиться к работодателю с заявлением о предоставлении дубликата. В течение 15 дней он оформляется и заполняется.

В него вносятся данные о стаже работника у данного работодателя, сведения о наградах и поощрениях, указывается общий стаж в годах, месяцах и днях.

Если трудовая книжка или вкладыш к ней были испорчены, либо стали непригодными для использования, нужно так же обратиться к работодателю с заявлением о предоставлении дубликата. В него переносится вся информация, зафиксированная в предыдущем экземпляре.

Трудовая книжка, это важнейший документ, в котором содержится вся информация о местах работы, продолжительности трудоустройства и наградах человека. Помимо этого, по ней часто сверяется общий стаж и назначается пенсия. В связи с этим, требуется бережное отношение к данному документу.

На период трудоустройства человека он хранится в отведенном для этого месте у работодателя, если человек безработный – книжка у него.

ВНИМАНИЕ! Неисполнение требований, заложенных законодательством может являться основанием для привлечения к административной или уголовной ответственности. Относитесь бережно к своим документам, храните их и помните, что процесс восстановления достаточно сложный.

Ответственные за хранение

В каждой крупной компании ответственными за хранение трудовых книжек является один или несколько сотрудников отдела кадров. В небольших организациях эту должность могут совмещать специалисты других отделов, например, бухгалтеры или секретари. Директор организации самостоятельно назначает ответственного, оформив соответствующий приказ, который составляется в свободной форме.

При смене сотрудника, ответственного за хранение книжек, новому работнику представляют акт приема-передачи дел. В нем недостаточно указать количество всех имеющихся трудовых. Данный акт должен содержать полный список владельцев бланков и реквизиты документов. После передачи акта его заверяют подписями сдавший документы и принявший их. В случае отсутствия некоторых трудовых книжек, которые в данное время должны храниться в архиве, бывший ответственный составляет отдельный акт.

Различные грубые ошибки, в случае их несвоевременного исправления, могут повлечь за собой судебные разбирательства. Например, если бывший работник обнаружил в соответствующей графе отсутствие полной информации, он вправе потребовать у своего бывшего работодателя немедленно исправить данный недочет.

Некоторые работодатели намеренно продолжают игнорировать такую просьбу. Единственным выходом в подобной ситуации останется обращение в суд. В результате разбирательств суд может не только принудить нарушителя правильно оформить трудовую книжку. Если по причине ошибочной записи работник не смог устроится на новое место, нарушивший закон работодатель вынужден будет выплатить бывшему подчиненному материальную компенсацию.

Обязательство выплатить бывшему работнику компенсацию возлагается на работодателя в случаях, если:

• сотрудника уволили или перевели на новое место незаконно}
• работодатель отказался восстановить работника в должности, который ранее был уволен по причине недобросовестного внесения сведений в трудовую}
• работодатель полностью отказываться выдавать работнику трудовую книжку, куда была внесена неправдивая информация или ошибочная формулировка.

Следует отметить, что если владелец трудовой книжки решит оставить все как есть, то в будущем из-за неправильно оформленной записи ее могут не засчитать в общий трудовой стаж. В итоге этот период не будут учтен при расчете пенсии. Размер компенсации может достигать суммы 200 тыс. рублей или лишение данного работодателя занимаемой должности сроком на 2–5 лет.

Наказание за подобные нарушения ждет не только директора предприятия, но и других уполномоченных лиц, которые имеют доступ к трудовым книжкам и занимаются их оформлением. Кроме того, работодатель будет нести ответственность и в случае кражи или уничтожения заполненных бланков книжек, если такое событие произошло по его вине или в связи с халатностью.

Должностное лицо организации, отвечающее за трудовые книжки

Закон прямо обязывает работодателя надлежаще организовать работу с трудовыми книжками.

Строгий учет этих документов в организации предполагает наличие специально уполномоченного должностного лица – лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

Назначается такое лицо приказом или распоряжением работодателя. Обычно такую ответственность возлагают на конкретного работника кадровой службы или бухгалтера, непосредственно занимающегося трудовыми книжками.

Приказ издается в произвольной форме, его формулировка может выглядеть, к примеру, так: «Назначить инспектора отдела кадров Петрову Анну Николаевну лицом, ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек». Проставляются номер приказа, дата, а также ФИО, должность и, разумеется, подпись руководителя.

Порядок ведения трудовых книжек

Процедуре внесения записей в трудовые книжки работников придается очень большое значение, поэтому они должны вноситься строго по установленным правилам.

Порядку ведения трудовых книжек посвящена упомянутая выше Инструкция, содержащая нормы по ведению трудовых книжек.

В Инструкции регламентируются все возможные этапы заполнения этого документа, начиная с того, как правильно вносить сведения о работнике (на титульном листе), записи о работе и переводах, награждениях и поощрениях, увольнении, признании записи недействительной, и заканчивая вопросами оформления дубликата.

Следует отметить, что с момента издания Инструкции кардинальных изменений в нее не вносилось. Поэтому Инструкция по ведению трудовых книжек в 2015-2016 годах никакими особенностями по сравнению с прошлыми периодами не отличается.

Приказ об ответственности

Передача трудовых книжек и дел, связанных с ними, происходит после подписания приказа об ответственности. В вопросе оформления и хранения трудовых книжек ответственный по ним отчитывается непосредственно начальству предприятия в случае каких-либо изменений. Ответственный может быть временно освобожден от своих обязанностей в случае:

• болезни}
• ухода в отпуск}
• в связи с семейными обстоятельствами.

Руководитель обязан назначить на место отсутствующего ответственного по трудовым книжка другого сотрудника. Вместе с его назначением издаются приказ, согласно которому данный работник временно отвечает за порядок хранения и оформления трудовых. Приказ издается в каждом отдельном случае, поскольку он регулирует обязанности работников в той или иной деятельности.

Кто хранит

Обязанность хранения книжки в сейфе или ином устройстве, равно как и оформление, ведение документа, возлагается на сотрудников отдела кадров. Его состав и масштабы зависят прежде всего от размеров фирмы. Если фирма небольшая, или это индивидуальный предприниматель, то как правило с книжками работает бухгалтер или секретарь.

Если фирма крупная, то в отделе кадров есть уполномоченный специалист. В случае смены сотрудника, ответственного за трудовые книжки, подписывается акт приема и передачи. Это делается для того, чтобы не возникало в последующем сложностей, недоразумений с самими документами и данными внутри них.

ВНИМАНИЕ! Процесс назначения сотрудника, ответственного за хранение трудовых книжек происходит на основании Приказа, изданного руководителем организации или индивидуальным предпринимателем. Приказ составляется в свободной форме.